Jak napisać zgłoszenie, na które organizator odpowie

Organizator średniej imprezy dostaje kilkadziesiąt zgłoszeń, często w tygodniu, w którym ma na głowie scenę, prąd i pozwolenia. Odpowiada na te, z których od razu widzi, czy wystawca pasuje do placu. Poniżej to, co musi być w mailu — i to, co skutecznie zniechęca do odpowiedzi.

Cztery rzeczy, bez których zgłoszenie nie ma szans

Co sprzedajesz — konkretnie. Nie „gastronomia", tylko „frytki belgijskie, zapiekanki, napoje". Organizator układa asortyment tak, żeby stoiska się nie dublowały, i bez konkretu nie ma jak Cię przypisać.

Ile miejsca zajmujesz — wymiary namiotu albo przyczepy, razem z miejscem potrzebnym na otwarcie klapy i dostęp od tyłu. Food truck o długości sześciu metrów potrzebuje realnie ośmiu, i lepiej napisać to od razu.

Czy potrzebujesz prądu — w kilowatach, nie „trochę". Przydział mocy planuje się z góry, a wystawca, który przyjeżdża z frytkownicą i dowiaduje się na miejscu, że ma gniazdko na 2 kW, psuje sobie i organizatorowi dzień.

Kim jesteś — nazwa, telefon, forma prawna. Do tego jedno zdanie o tym, gdzie już się wystawiałeś. To ostatnie buduje zaufanie szybciej niż cokolwiek innego, bo organizator boi się głównie tego, że ktoś nie przyjedzie albo zrobi bałagan.

Gotowy wzór

„Dzień dobry, piszę w sprawie stoiska na [nazwa imprezy] w dniu [data]. Prowadzę [nazwa / imię i nazwisko], sprzedaję [konkretny asortyment]. Potrzebuję [wymiary] miejsca i przyłącza [moc] kW. Wystawiałem się między innymi na [dwie–trzy imprezy]. W załączniku zdjęcie stoiska. Proszę o informację o warunkach i opłacie. Telefon: [numer]."

Sześć zdań, wszystko, czego potrzebuje organizator, zero lania wody. Zdjęcie stoiska dołącz zawsze — organizator planuje wygląd placu i chce wiedzieć, czy Twój namiot nie zepsuje mu widoku przy scenie.

Czego nie pisać

Nie zaczynaj od pytania „czy są jeszcze wolne miejsca?" — to zmusza do odpisania, zanim w ogóle wiadomo, kim jesteś. Napisz od razu zgłoszenie; jeśli miejsc nie ma, organizator to napisze, a Ty zostaniesz w pamięci na następny rok.

Nie wysyłaj tego samego maila do dwudziestu gmin z widoczną listą adresatów. Organizatorzy z jednego powiatu często się znają i wygląda to dokładnie tak, jak wygląda.

Nie obiecuj rzeczy, których nie dowieziesz — „mamy najlepsze lody w Polsce" nikogo nie przekonuje, a „przyjeżdżamy dzień wcześniej i rozkładamy się przed ósmą" owszem.

Kiedy wysłać i co robić dalej

Optymalny moment to dwa miesiące przed imprezą — wtedy organizator zaczyna kompletować listę, a jeszcze nie tonie w bieżących sprawach. Na dwa tygodnie przed wysyłanie zgłoszenia ma sens tylko przy małych imprezach.

Jeśli nie ma odpowiedzi przez tydzień, zadzwoń. Mail bywa przeoczony, zwłaszcza w ośrodkach kultury, gdzie skrzynkę sprawdza jedna osoba między próbami zespołu a rozliczeniem dotacji. Telefon po mailu jest normalny i nikogo nie irytuje.

Po imprezie napisz krótkie podziękowanie. To brzmi banalnie, a jest najtańszym sposobem na zaproszenie w przyszłym roku — organizatorzy wracają do wystawców, których zapamiętali.

Najczęstsze pytania

Czytaj dalej

Tekst opisuje praktykę rynku imprez plenerowych w Polsce i ma charakter poradnikowy — nie zastępuje regulaminu konkretnej imprezy ani porady prawnej. Stawki podajemy jako typowe widełki, a nie cennik: ustala je zawsze organizator. Przed zgłoszeniem potwierdź warunki bezpośrednio u niego.